Các bước xuất khẩu hàng hóa cho doanh nghiệp mới

Tham gia vào thị trường thương mại quốc tế là bước chuyển mình quan trọng giúp các doanh nghiệp mới mở rộng quy mô, nâng cao năng lực sản xuất và tối đa hóa lợi nhuận. Tuy nhiên, đối với những đơn vị chưa có nhiều kinh nghiệm, rào cản về thủ tục hải quan, pháp lý, logistics và tìm kiếm đối tác ngoại thường gây ra không ít khó khăn.

Bài viết dưới đây sẽ hệ thống hóa các bước xuất khẩu hàng hóa bài bản, chi tiết dành riêng cho doanh nghiệp mới nhằm giúp bạn tự tin vận hành lô hàng đầu tiên an toàn và hiệu quả.

1. Chuẩn Bị Pháp Lý Và Năng Lực Sản Xuất Cho Doanh Nghiệp Mới

Trước khi bắt tay vào đàm phán với đối tác nước ngoài, doanh nghiệp mới cần hoàn thiện đầy đủ nền tảng pháp lý và năng lực nội tại.

• Đăng ký kinh doanh và mã số xuất nhập khẩu:

  • Doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đăng ký ngành nghề kinh doanh xuất nhập khẩu.

  • Thực hiện đăng ký mã số doanh nghiệp với cơ quan Hải quan (thông qua hệ thống phần mềm khai báo hải quan điện tử) để được cấp quyền truyền tờ khai.

  • Đăng ký chữ ký số (Token) phục vụ việc thông quan và kê khai thuế trực tuyến.

• Chuẩn hóa chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế:

  • Tìm hiểu kỹ các hàng rào kỹ thuật (TBT) và tiêu chuẩn bắt buộc tại thị trường mục tiêu như ISO, CE (Châu Âu), FDA (Mỹ), Halal (thị trường Hồi giáo)...

  • Chuẩn bị sẵn các bản tự công bố sản phẩm, kết quả kiểm nghiệm mẫu (Test Report) từ các phòng lab đạt chuẩn quốc tế.

• Xây dựng bộ tài liệu bán hàng chuyên nghiệp (Sales Kit):

  • Thiết kế E-Catalogue, Bảng thông số kỹ thuật (Technical Data Sheet - TDS), Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS - nếu là hàng hóa chất/mỹ phẩm) bằng tiếng Anh.

  • Xây dựng báo giá chuẩn hóa theo các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms (như EXW, FOB, CIF).

2. Tìm Kiếm Đối Tác Và Xây Dựng Kênh Bán Hàng Quốc Tế Số

Để tiếp cận mua hàng quốc tế mà không tốn chi phí đắt đỏ cho các đợt xúc tiến thương mại truyền thống, các doanh nghiệp mới nên tận dụng tối đa sức mạnh của thương mại điện tử B2B.

• Tiếp cận khách hàng toàn cầu qua thương mại điện tử B2B:

  • Nền tảng Alibaba hiện là sàn giao dịch B2B lớn nhất toàn cầu, giúp doanh nghiệp nội địa kết nối trực tiếp với hơn 40 triệu nhà thu mua doanh nghiệp từ hơn 190 quốc gia và vùng lãnh thổ.

  • Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị bộ hồ sơ pháp lý cơ bản để đăng kí tài khoản Alibaba, khởi tạo gian hàng số và đưa toàn bộ danh mục sản phẩm lên hệ thống.

• Tối ưu hóa gian hàng trực tuyến để thu hút Inquiry:

  • Thị trường Alibaba Việt Nam cung cấp mạng lưới hỗ trợ kỹ thuật bản địa, giúp doanh nghiệp mới nhanh chóng làm quen với công cụ AI và quy trình vận hành sàn.

  • Việc chủ động mở gian hàng chính thức mang lại danh hiệu Verified Supplier, hỗ trợ khẳng định năng lực nhà máy và gia tăng độ tin tưởng đối với các buyer lớn.

• Sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp:

  • Nhà bán hàng mới nên kết nối với các đơn vị tư vấn mở gian hàng uy tín để được định hướng ngành hàng thế mạnh, tối ưu từ khóa SEO B2B và đào tạo kỹ năng xử lý tin nhắn hỏi hàng (Inquiry/RFQ).

3. Lộ Trình 6 Bước Thực Hiện Lô Hàng Xuất Khẩu Đầu Tiên

Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ đối tác, doanh nghiệp triển khai quy trình xuất khẩu theo các bước chuẩn mực dưới đây:

• Bước 1: Chốt hợp đồng thương mại (Sales Contract) và phương thức thanh toán

  • Thỏa thuận chi tiết về tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, Incoterms, đóng gói, thời gian giao hàng.

  • Lựa chọn phương thức thanh toán an toàn cho doanh nghiệp mới: Ưu tiên T/T cọc 30% - 70% thanh toán nốt khi phát hành B/L Copy, hoặc mở L/C Không hủy ngang (Irrevocable L/C) trả ngay.

• Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa và kiểm tra chất lượng (QC)

  • Tiến hành sản xuất hoặc thu gom hàng đúng tiến độ và tiêu chuẩn đã ký kết trong hợp đồng.

  • Thực hiện đóng gói hàng xuất khẩu: Đóng thùng carton chuẩn, quấn màng co, đóng pallet gỗ (lưu ý phải hun trùng đối với gỗ) và dán nhãn Shipping Mark đầy đủ.

• Bước 3: Mua bảo hiểm và liên hệ đơn vị vận chuyển (Logistics)

  • Nếu giao hàng theo điều kiện FOB: Người mua chỉ định hãng tàu/Forwarder, người bán liên hệ đại lý tại Việt Nam để lấy Booking Note và kéo container về xưởng đóng hàng.

  • Nếu giao hàng theo điều kiện CIF: Người bán tự liên hệ các công ty Freight Forwarder để lấy giá cước tốt nhất, đặt chỗ vận chuyển và mua bảo hiểm hàng hóa cho lô hàng.

• Bước 4: Khai báo Hải quan xuất khẩu

  • Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan gồm: Tờ khai hải quan, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Hợp đồng (Sales Contract), Giấy phép xuất khẩu (nếu có).

  • Truyền tờ khai điện tử lên hệ thống VNACCS/VCIS, nhận kết quả phân luồng (Xanh/Vàng/Đỏ) và làm thủ tục thông quan tại chi cục hải quan quản lý.

• Bước 5: Giao hàng cho đơn vị vận tải và nhận Vận đơn (Bill of Lading)

  • Vận chuyển hàng đã thông quan ra cảng/sân bay và giao cho hãng vận tải.

  • Sau khi tàu chạy hoặc máy bay cất cánh, nhận Vận đơn gốc (Ocean Bill of Lading / Airway Bill) hoặc Vận đơn điện tử (Telex Release) từ nhà vận chuyển.

• Bước 6: Xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và gửi bộ chứng từ

  • Đăng ký hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O Form A, Form B, Form EUR.1, Form E...) trên hệ thống eCoSys của Bộ Công Thương hoặc VCCI để buyer hưởng ưu đãi thuế.

  • Gửi bộ chứng từ thanh toán cho buyer qua ngân hàng hoặc qua đường bưu điện phát nhanh theo đúng thỏa thuận hợp đồng.

4. Quản Trị Rủi Ro Dành Cho Doanh Nghiệp Mới Khi Bắt Đầu Xuất Khẩu

Rủi ro trong giao thương quốc tế có thể đến từ nhiều phía, việc chuẩn bị trước các phương án phòng ngừa sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ dòng tiền.

• Rủi ro về thanh toán và tiền tệ:

• Rủi ro về quy cách đóng gói và tranh chấp chất lượng:

• Rủi ro về thủ tục vận tải và lưu kho (Demurrage & Detention)

Phương pháp hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp

5. Tổng Kết

Thực hiện xuất khẩu hàng hóa không phải là quá trình quá phức tạp nếu doanh nghiệp mới nắm chắc các bước vận hành và tuân thủ quy định pháp lý. Việc chủ động chuẩn bị chất lượng sản phẩm, xây dựng gian hàng xuất khẩu trực tuyến bài bản và quản trị tốt khâu thanh toán - logistics sẽ là chìa khóa vàng giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và gặt hái thành công bền vững trên thương trường quốc tế.

Liên hệ tư vấn mở gian hàng – Đừng chờ thêm ngày nào nữa!

Bạn đang ở Đồng Nai, Bình Dương hay TP.HCM? CÔNG TY TNHH ALIBABA.COM VIỆT NAM - ALIBABA VIỆT NAM sẵn sàng hỗ trợ:

• Trụ sở chính: Tầng 19, Toà Nhà Saigon Centre, Số 67 Đường Lê Lợi, P. Bến Nghé, Quận 1

• Email: [email protected]

• Điện thoại: +84 0987258510 (Mr. Dân )

• Chi nhánh 1: Lầu 10, Becamex Tower, 230 Đại lộ Bình Dương, Thủ Dầu Một, Bình Dương

• Chi nhánh 2: Lầu 9, TTC Plaza, Võ Thị Sáu, Phường Thống Nhất, TP Biên Hoà, Đồng Nai

• Chi nhánh 3: 123 Cộng Hòa, Phường 12, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam

Gọi ngay 0987258510 – Mr. Dân để được tư vấn miễn phí, hỗ trợ mở gian hàng, tối ưu sản phẩm và kế hoạch xuất khẩu đi Tây trong 2026. Không mất phí tư vấn, không cam kết, chỉ cần bạn sẵn sàng hành động!

aliababa lừa đảo, alibaba lua dao, ban hang tren alibaba co hieu qua khong, alibba vietnam, tu van mo gian hang alibab, dich vu cham soc gian hang alibba, cach tim khach hang tren alibabab