Cách quản lý tồn kho khi bán hàng trên Alibaba

1. Hoàn thiện hồ sơ và danh sách sản phẩm

Một trong những bước đầu tiên khi mở gian hàng trên Alibaba Việt Nam là hoàn thiện hồ sơ công ty và danh sách sản phẩm. Hồ sơ đầy đủ giúp hệ thống tự động match RFQ (Request For Quotation) chính xác và tạo uy tín với buyer quốc tế. Seller nên:

• Điền đầy đủ thông tin công ty, địa chỉ, năng lực sản xuất.

• Thêm hình ảnh nhà máy, kho bãi, quy trình sản xuất và video sản phẩm.

• Liệt kê chi tiết từng SKU, bao gồm màu sắc, size, mẫu mã, số lượng tồn kho hiện có.

• Sử dụng từ khóa liên quan tự nhiên trong mô tả sản phẩm: alibaba, alibaba việt nam, mở gian hàng, tư vấn mở gian hàng, xuất khẩu qua Alibaba.

Một danh sách sản phẩm chuẩn sẽ giúp hệ thống Alibaba.com đề xuất sản phẩm đúng RFQ, tăng cơ hội nhận inquiry và chốt đơn.

2. Sử dụng phần mềm hoặc công cụ quản lý tồn kho

Để quản lý tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP, Excel template, hoặc các công cụ đồng bộ tồn kho với Alibaba Việt Nam. Lợi ích của việc này bao gồm:

• Cập nhật tồn kho tự động, tránh oversell (bán vượt số lượng thực tế).

• Thiết lập cảnh báo khi số lượng tồn kho thấp, giúp đặt hàng nguyên liệu kịp thời.

• Đồng bộ tồn kho với các kênh bán khác như Shopee, Lazada, website để tránh xung đột.

• Theo dõi tốc độ bán hàng, dự đoán nhu cầu trong tuần/tháng/quý để tối ưu nhập hàng.

Một hệ thống quản lý tồn kho tốt không chỉ giúp seller Việt Nam hoạt động trơn tru trên Alibaba, mà còn giúp nâng cao uy tín và điểm hoạt động của gian hàng.

3. Tối ưu tồn kho dựa trên RFQ và nhu cầu bán hàng

Trong Mô hình B2B trên Alibaba, buyer quốc tế gửi RFQ kèm số lượng, thời gian giao và yêu cầu kỹ thuật. Seller cần đảm bảo tồn kho chính xác để phản hồi đúng. Một số chiến lược tối ưu:

• Theo dõi sản phẩm bán chạy để duy trì tồn kho dự phòng.

• Cập nhật tồn kho thường xuyên để hệ thống AI đề xuất sản phẩm phù hợp với RFQ.

• Trả lời RFQ dựa trên số lượng tồn kho thực tế, kèm hình ảnh, catalogue và chứng nhận để tăng tỷ lệ chốt đơn.

• Điều chỉnh tồn kho theo biến thể sản phẩm như màu sắc, size, mẫu mã để buyer dễ lựa chọn.

Việc tối ưu tồn kho gắn liền với quản lý RFQ giúp seller tăng số lượng inquiry, nâng cao cơ hội xuất khẩu qua Alibaba, và giữ vững uy tín gian hàng.

4. Quản lý tồn kho theo mùa và sản phẩm chủ lực

Doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu và điều chỉnh tồn kho cho từng sản phẩm:

• Tăng tồn kho cho sản phẩm bán chạy vào mùa cao điểm như lễ, Tết, Black Friday.

• Sản phẩm ít bán có thể giảm tồn kho hoặc điều chỉnh MOQ (Minimum Order Quantity) để tiết kiệm chi phí.

• Thiết lập tồn kho tối thiểu cho tất cả các sản phẩm chủ lực, đảm bảo luôn sẵn sàng giao hàng.

Một chiến lược quản lý tồn kho theo mùa giúp seller Việt Nam xuất khẩu qua Alibaba hiệu quả, tránh tình trạng hết hàng và hủy đơn, đồng thời duy trì điểm hoạt động cao.

5. Kiểm tra và đồng bộ tồn kho định kỳ

Để đảm bảo tồn kho luôn chính xác:

• Cập nhật tồn kho ít nhất hàng tuần, tốt nhất là hàng ngày với sản phẩm bán chạy.

• Theo dõi tốc độ xuất hàng (fulfillment rate) và thời gian tồn kho trung bình của từng sản phẩm.

• Đồng bộ tồn kho với các kênh bán khác và báo cáo với nhân viên kho để tránh nhầm lẫn.

• Sử dụng báo cáo phân tích trên Alibaba.com để xác định sản phẩm bán chạy và điều chỉnh tồn kho hợp lý.

Việc kiểm tra định kỳ giúp gian hàng luôn sẵn sàng cho RFQ, tăng điểm hoạt động, và xây dựng uy tín với buyer quốc tế.

6. Lợi ích khi quản lý tồn kho hiệu quả

Quản lý tồn kho tốt mang lại nhiều lợi ích:

• Giảm tỷ lệ cancel order, nâng cao uy tín gian hàng.

• Duy trì điểm hoạt động (Activity Score) trên Alibaba Việt Nam, giúp sản phẩm xuất hiện nhiều hơn trong tìm kiếm.

• Tối ưu chi phí nhập hàng, kho bãi và dự trữ nguyên liệu.

• Hỗ trợ gia tăng doanh số và xuất khẩu qua Alibaba hiệu quả.

• Tạo trải nghiệm tốt cho buyer quốc tế, tăng khả năng quay lại mua hàng.

Với chiến lược quản lý tồn kho đúng, doanh nghiệp Việt Nam có thể nâng hạng gian hàng nhanh chóng và đạt được hiệu quả bán hàng cao trên Alibaba.com.

7. Kết luận

Quản lý tồn kho là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp bán hàng trên Alibaba, đặc biệt khi mới mở gian hàng. Seller cần:

• Hoàn thiện hồ sơ công ty và sản phẩm.

• Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho và đồng bộ với các kênh khác.

• Tối ưu tồn kho dựa trên nhu cầu bán hàng và RFQ.

• Theo dõi tồn kho theo mùa, sản phẩm chủ lực và biến thể sản phẩm.

• Cập nhật tồn kho định kỳ và thiết lập cảnh báo khi số lượng thấp.

Khi làm tốt, seller Việt Nam sẽ nhận được nhiều RFQ chất lượng, tăng tỷ lệ chốt đơn, duy trì điểm hoạt động cao, và mở rộng cơ hội xuất khẩu qua Alibaba.

CÔNG TY ALIBABA VIỆT NAM - SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ XUẤT KHẨU

• Trụ sở chính: Tầng 19, Toà Nhà Saigon Centre, Số 67 Đường Lê Lợi, P .Bến Nghé, Quận 1

• Email:   [email protected]

• Điện thoại: (+84) 987 258 510

• Chi nhánh 1: Lầu 10, Becamex Tower, 230 Đại lộ Bình Dương, Thủ Dầu Một , Bình Dương

• Chi nhánh 2: Lầu 9, TTC Plaza, Võ Thị Sáu , Phường thống nhất, TP Biên Hoà, Đồng Nai

• Chi nhánh 3: 123 Cộng Hòa, Phường 12, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam