Tối ưu Inquiry & RFQ với Sub-Accounts trên Alibaba cho đội bán hàng

1. Giới thiệu tổng quan về tối ưu Inquiry & RFQ trên Alibaba

• Alibaba là sàn thương mại điện tử B2B lớn nhất thế giới, kết nối nhà cung cấp từ Việt Nam với người mua toàn cầu. Doanh nghiệp Việt Nam ngày càng quan tâm đến alibaba việt nam, mở gian hàng, tư vấn mở gian hàng, và tìm cách xuất khẩu qua Alibaba.

• Để bán hàng hiệu quả, việc tối ưu phản hồi Inquiry (tin nhắn hỏi hàng) và RFQ (Request for Quotation – yêu cầu báo giá) đóng vai trò then chốt. Một trong những công cụ mạnh nhất để phân chia công việc cho đội bán hàng chính là Sub-Accounts (Tài khoản phụ) của Alibaba.

• Bài viết này trình bày chi tiết cách Sub-Accounts giúp doanh nghiệp tối ưu tốc độ phản hồi, cải thiện tỉ lệ chuyển đổi và vận hành gian hàng chuyên nghiệp theo đúng chuẩn của mô hình B2B trên Alibaba.

2. Hiểu đúng về Inquiry và tại sao cần phản hồi nhanh

Inquiry là tin nhắn đầu tiên người mua gửi cho nhà cung cấp. Đây là tín hiệu đầu tiên cho thấy sự quan tâm đến sản phẩm.

Alibaba đánh giá chất lượng gian hàng dựa trên:

• Thời gian phản hồi (Response Time).

• Tỷ lệ phản hồi (Response Rate).

• Chất lượng nội dung trao đổi.

Phản hồi nhanh giúp:

• Tăng ''Trust Level'' của nhà cung cấp.

• Tăng độ ưu tiên hiển thị trong tìm kiếm.

• Tăng khả năng xuất hiện trong các đề xuất liên quan.

Trong môi trường cạnh tranh quốc tế, khách hàng thường gửi Inquiry cho 10–20 nhà cung cấp. Nhà cung cấp phản hồi nhanh và đúng trọng tâm sẽ chiếm được lợi thế.

3. Hiểu đúng về RFQ và sức mạnh của kênh Buyer Request

RFQ Marketplace cho phép người mua đăng yêu cầu báo giá chi tiết. Nhà cung cấp có thể chủ động gửi báo giá mà không cần chờ khách nhắn trước. Lợi ích của RFQ:

• Tiếp cận khách hàng nóng (hot leads).

• Giảm chi phí quảng cáo.

• Tăng cơ hội nhận đơn hàng số lượng lớn (bulk order).

Sub-Accounts giúp phân chia RFQ theo ngành hàng, thị trường hoặc khu vực để đội ngũ bán hàng xử lý nhanh hơn.

4. Giới thiệu Sub-Accounts và vai trò trong quản lý bán hàng

Sub-Accounts là tài khoản phụ thuộc vào tài khoản chính của gian hàng.

Tài khoản chính có thể tạo nhiều Sub-Accounts cho nhân viên:

• Sales 1

• Sales 2

• Sales quốc tế

• Sales nội địa

• Sales theo ngành hàng

Lợi ích chính:

• Tối ưu tốc độ xử lý Inquiry & RFQ.

• Phân bổ công việc cho từng nhân viên.

• Theo dõi hiệu suất phản hồi của từng Sub-Account.

• Tăng tính chuyên nghiệp của gian hàng.

Đây là tính năng bắt buộc đối với doanh nghiệp có từ 2 nhân sự bán hàng trở lên.

5. Các quyền hạn mà Sub-Accounts có thể thực hiện

• Quản lý tin nhắn Inquiry.

• Trả lời Buyer Request từ RFQ Marketplace.

• Gửi báo giá nhanh.

• Xem thông tin khách hàng.

• Xử lý hồ sơ người mua (Customer Profile).

• Tải tài liệu, catalogue hoặc file báo giá.

• Theo dõi lịch sử trò chuyện.

• Tạo nhóm khách hàng riêng cho từng nhân viên.

6. Quy trình tạo và thiết lập Sub-Accounts đúng chuẩn

Bước thiết lập cơ bản:

• Đăng nhập Seller Center bằng tài khoản chính.

• Chọn “Staff Management”.

• Click “Add Sub-Account”.

• Thiết lập quyền hạn (permissions).

• Gửi thông tin đăng nhập cho nhân viên.

Quyền nên giao:

• Trả lời khách.

• Gửi báo giá RFQ.

• Quản lý câu hỏi sản phẩm.

• Xem báo cáo hiệu suất cá nhân.

Quyền không nên giao:

• Chỉnh sửa giá sản phẩm.

• Đổi banner gian hàng.

• Xóa sản phẩm.

• Truy cập báo cáo doanh thu tổng thể.

7. Lợi ích của Sub-Accounts đối với mô hình vận hành đội bán hàng

Lợi ích thực tế:

• Phản hồi Inquiry trong 30 phút – tiêu chuẩn vàng trên Alibaba.

• Tăng tỉ lệ chuyển đổi Inquiry lên đến 20–40%.

• Giải quyết nhiều yêu cầu cùng lúc.

• Đo hiệu suất từng nhân viên.

• Hạn chế bỏ sót tin nhắn.

• Tạo luồng làm việc theo ca (24/7).

Khi alibaba việt nam phát triển mạnh, nhiều doanh nghiệp Việt dùng Sub-Accounts để tối ưu hóa chi phí nhân sự và nâng cấp độ chuyên nghiệp của đội bán hàng.

8. Cách phân chia Inquiry & RFQ cho từng Sub-Account

Doanh nghiệp có thể phân chia theo:

• Thị trường (Mỹ, EU, Nhật, Hàn…).

• Sản phẩm (gia vị, đồ gỗ, nông sản…).

• Kinh nghiệm sales (junior xử lý keyword thấp, senior xử lý khách lớn).

• Ngôn ngữ (tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Ả Rập…).

Quy tắc phân chia đề xuất:

• Inquiry từ khách mua số lượng lớn => Sales Senior.

• Inquiry thông tin cơ bản => Sales Junior.

• RFQ có yêu cầu kỹ thuật => Sales có chuyên môn về sản phẩm.

• Inquiry VIP (khách đã mua trước đó) => chăm sóc riêng.

9. Chiến lược phản hồi Inquiry nhanh và thuyết phục

Nội dung phản hồi nên gồm:

• Lời chào chuyên nghiệp.

• Xác nhận thông tin khách hỏi.

• Đề xuất lựa chọn phù hợp.

• File báo giá hoặc catalogue.

• Cam kết chất lượng, MOQ, lead time.

Template mẫu:

“Thanks for your interest in our product. May I know your required quantity and destination port for the best quotation?”

Từ khóa nên chèn trong nội dung chat:

• Alibaba Trade Assurance

• Verified Supplier

• Factory audit

• OEM/ODM service

Thời gian phản hồi lý tưởng:

• 10–15 phút cho ngày làm việc.

• 1 giờ cho ban đêm.

10. Chiến lược xử lý RFQ để tăng đơn hàng nổi bật

Cách tăng khả năng được Alibaba ưu tiên:

• Tiêu đề báo giá rõ ràng, chứa keyword.

• Mô tả sản phẩm chi tiết, có kỹ thuật.

• Đưa giá MOQ hợp lý.

• Đính kèm hình ảnh và COA (nếu là thực phẩm).

• Trả lời trước 30 phút sau khi RFQ đăng.

Đội bán hàng nên đặt KPI:

• Mỗi ngày gửi 5–10 báo giá RFQ chất lượng.

• Gửi RFQ phù hợp ngành hàng, không spam.

CÔNG TY ALIBABA VIỆT NAM - SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ XUẤT KHẨU

• Trụ sở chính: Tầng 19, Toà Nhà Saigon Centre, Số 67 Đường Lê Lợi, P .Bến Nghé, Quận 1

• Email:   [email protected]

• Điện thoại: (+84) 987 258 510

• Chi nhánh 1: Lầu 10, Becamex Tower, 230 Đại lộ Bình Dương, Thủ Dầu Một , Bình Dương

• Chi nhánh 2: Lầu 9, TTC Plaza, Võ Thị Sáu , Phường thống nhất, TP Biên Hoà, Đồng Nai

• Chi nhánh 3: 123 Cộng Hòa, Phường 12, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam