Cách viết thư chào hàng (Inquiry Reply) chuyên nghiệp để chốt đơn nhanh trên Alibaba

1. Hiểu đúng về thư chào hàng (Inquiry reply) trên Alibaba

Inquiry reply là gì?

• Là phản hồi của nhà cung cấp khi người mua quốc tế gửi yêu cầu báo giá (RFQ – Request for Quotation).

• Đây là bước đầu tiên để tạo niềm tin và chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành đơn hàng thực tế.

Tại sao thư trả lời Inquiry lại quan trọng?

• Alibaba ưu tiên xếp hạng cao cho những nhà cung cấp phản hồi nhanh và chuyên nghiệp.

• Khách hàng quốc tế thường nhận nhiều báo giá cùng lúc, nên thư của bạn phải nổi bật và đáng tin cậy.

2. Mô Hình B2B Trên Alibaba Và Cách Hoạt Động Của Sàn TMĐT Này

Alibaba là gì?

Alibaba là sàn thương mại điện tử B2B (Business to Business) lớn nhất thế giới, kết nối nhà cung cấp (Supplier) và người mua (Buyer) toàn cầu.

Khác biệt giữa Alibaba và Shopee/Lazada (B2C):

• Shopee, Lazada hướng đến người tiêu dùng cá nhân.

• Alibaba tập trung vào xuất khẩu số lượng lớn, giao dịch sỉ và hợp đồng lâu dài.

Mô hình hoạt động của Alibaba:

• Doanh nghiệp Việt Nam mở gian hàng trên Alibaba Việt Nam.

• Đăng sản phẩm – tiếp nhận Inquiry (yêu cầu báo giá) từ khách quốc tế.

• Gửi thư chào hàng (Inquiry Reply) – thương lượng giá – chốt đơn – giao hàng.

Vì sao nên xuất khẩu qua Alibaba?

• Tiếp cận hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ.

• Tăng uy tín thương hiệu xuất khẩu Việt Nam.

• Nhận tư vấn mở gian hàng từ các đối tác uy tín như Zafago, giúp doanh nghiệp đạt doanh số nhanh.

3. 5 Bước viết thư chào hàng chuyên nghiệp trên Alibaba

Bước 1: Xem kỹ nội dung Inquiry từ khách hàng

• Ghi chú tên sản phẩm, số lượng, quốc gia, yêu cầu đóng gói, thời gian giao hàng.

• Tìm hiểu thêm về hồ sơ người mua để đánh giá mức độ tiềm năng.

Bước 2: Mở đầu thư chuyên nghiệp

Chào hỏi thân thiện và thể hiện sự quan tâm:

Dear <Customer Name>, Thank you for your inquiry about our <Product Name> on Alibaba. We are pleased to provide more details and quotation for your review.

Bước 3: Cung cấp thông tin rõ ràng, ngắn gọn

Liệt kê thông tin cốt lõi:

• Mô tả sản phẩm: chất liệu, kích thước, chứng nhận (ISO, FDA, v.v.)

• Giá FOB/CIF

• MOQ (Minimum Order Quantity)

• Thời gian giao hàng

• Điều kiện thanh toán

Ví dụ:

Product: Natural Coconut Soap 100g

Price: USD 0.85/pc FOB Ho Chi Minh

MOQ: 1000 pcs

Lead Time: 15 days after deposit

Bước 4: Gợi mở hành động (CTA)

Luôn khuyến khích khách hàng phản hồi hoặc đặt mẫu thử:

• If you need samples, we can ship them within 3 days.

• Looking forward to your feedback to finalize the order soon.

Bước 5: Kết thư lịch sự và chuyên nghiệp

Best regards, <Your Full Name> <Company Name> <Alibaba Store Link> <WhatsApp / WeChat / Email>

4. 10 Bí Quyết Giúp Bạn Chốt Đơn Nhanh Trên Alibaba

• Phản hồi trong 1–2 giờ đầu tiên: Alibaba đánh giá cao tài khoản phản hồi nhanh, giúp xếp hạng gian hàng cao hơn.

• Đính kèm hình ảnh thật hoặc video ngắn: Giúp khách hàng tin tưởng hơn vào chất lượng sản phẩm.

• Tùy chỉnh thư theo từng quốc gia.

• Gửi báo giá linh hoạt (bảng giá theo số lượng): Giúp khách dễ ra quyết định đặt hàng lớn.

• Thể hiện sự am hiểu thị trường: Đưa ví dụ về khách hàng trước đây hoặc chứng nhận quốc tế.

• Luôn nhắc đến thương hiệu và xuất xứ Việt Nam

• Sử dụng Template chuẩn Inquiry Reply

• Tạo sẵn 3–5 mẫu để phản hồi nhanh cho từng loại sản phẩm.

• Tối ưu gian hàng Alibaba Việt Nam:

- Hình ảnh 3D rõ nét,

- Mô tả chuẩn SEO

- Từ khóa tìm kiếm phù hợp quốc gia mục tiêu.

• Duy trì hoạt động hàng ngày trên gian hàng:

- Cập nhật sản phẩm.

- Trả lời chat khách.

- Tham gia Alibaba RFQ Marketplace.

• Nhờ tư vấn mở gian hàng từ chuyên gia Alibaba Việt Nam:

- Họ giúp tối ưu từ khóa, thiết kế gian hàng, huấn luyện cách chốt Inquiry.

- Tăng tỉ lệ Inquiry Reply thành đơn hàng thật.

5. Kết luận: bí quyết thành công trên Alibaba Việt Nam

• Thư chào hàng chuyên nghiệp chính là cửa ngõ mở ra đơn hàng quốc tế.

• Phản hồi nhanh, nội dung rõ, hình ảnh thật là ba yếu tố quan trọng nhất.

• Tối ưu gian hàng và nhờ chuyên gia tư vấn mở gian hàng Alibaba Việt Nam giúp bạn xuất khẩu dễ hơn, hiệu quả hơn.

CÔNG TY ALIBABA VIỆT NAM - SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ XUẤT KHẨU

• Trụ sở chính: Tầng 19, Toà Nhà Saigon Centre, Số 67 Đường Lê Lợi, P .Bến Nghé, Quận 1

• Email:   [email protected]

• Điện thoại: (+84) 987 258 510

• Chi nhánh 1: Lầu 10, Becamex Tower, 230 Đại lộ Bình Dương, Thủ Dầu Một , Bình Dương

• Chi nhánh 2: Lầu 9, TTC Plaza, Võ Thị Sáu , Phường thống nhất, TP Biên Hoà, Đồng Nai

• Chi nhánh 3: 123 Cộng Hòa, Phường 12, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam