Hướng dẫn doanh nghiệp trả lời khách hiệu quả trên Alibaba

1. Hiểu rõ mô hình B2B trên Alibaba trước khi trả lời khách

• Buyer trên Alibaba là doanh nghiệp, không phải khách lẻ.

• Họ cần thông tin rõ ràng, chi tiết và phản hồi nhanh.

• Giá trị mỗi inquiry có thể là vài nghìn đến vài chục nghìn USD.

• Do đó, doanh nghiệp không thể trả lời chung chung hay chậm trễ.

2. Phản hồi trong 1 giờ đầu – tiêu chí quan trọng của Alibaba

Alibaba xếp hạng cao cho những gian hàng có:

• Tốc độ phản hồi dưới 1 giờ.

• Tỷ lệ trả lời > 98%.

Nếu bạn trả lời trong vòng 5–10 phút, tỷ lệ buyer tiếp tục trò chuyện tăng gấp đôi.

3. Dùng mẫu câu trả lời tiêu chuẩn để phản hồi nhanh

Chuẩn bị sẵn 5–7 mẫu tin nhắn:

• hỏi nhu cầu buyer

• báo giá nhanh

• gửi catalogue

• hỏi địa chỉ nhận hàng

• giới thiệu công ty

• mời họp video

Điều này giúp đội ngũ trả lời nhanh và đồng nhất.

4. Cá nhân hóa câu trả lời – Buyer ghét trả lời robot

Trong mô hình B2B, buyer muốn được xem bạn như đối tác thật, không phải chỉ là một gian hàng. Một câu trả lời hiệu quả cần:

• Gọi tên buyer.

• Nhắc lại yêu cầu của họ.

• Đưa ra giải pháp đúng ngành hàng.

Ví dụ đúng: “Hi John, I see you're looking for 5000 units of PP plastic household containers. Our factory can produce 20,000 units per day.”

5. Giới thiệu công ty rõ ràng ngay trong tin nhắn đầu tiên

Buyer muốn biết:

• bạn là nhà sản xuất hay thương mại

• quy mô xưởng

• năm thành lập

• chứng chỉ

• sản lượng hàng tháng

Hãy giới thiệu ngắn gọn 2–3 câu để tạo niềm tin ngay lập tức.

6. Luôn đính kèm hình ảnh hoặc video của sản phẩm

Tin nhắn có hình ảnh tăng 40% khả năng buyer trả lời lại. Bạn nên gửi:

• ảnh sản phẩm thật

• video quy trình sản xuất

• hình ảnh bao bì, đóng gói

• ảnh sản phẩm tại kho

7. Báo giá nhanh và minh bạch theo MOQ

Buyer B2B thường cần báo giá ngay để:

• so sánh nhà cung cấp

• gửi cho cấp trên duyệt

• lên ngân sách

Doanh nghiệp nên báo giá theo:

• MOQ

• giá FOB theo cảng

• thời gian giao hàng

• quy cách đóng gói

• điều kiện thanh toán

8. Hỏi ngược buyer để hiểu rõ nhu cầu

Hãy hỏi buyer:

• Số lượng cần?

• Cảng nhận hàng?

• Yêu cầu OEM/ODM?

• Thị trường bán lại?

Càng hiểu rõ nhu cầu, bạn càng báo giá chính xác hơn.

9. Gửi catalogue PDF để buyer xem toàn bộ sản phẩm

Catalogue giúp:

• thể hiện năng lực

• tiết kiệm thời gian gửi từng sản phẩm

• tăng niềm tin chuyên nghiệp

10. Mời buyer họp qua video để tăng chuyển đổi

Trong mô hình B2B, buyer rất cần:

• nhìn thấy xưởng

• gặp gỡ người phụ trách

• xác nhận năng lực sản xuất

Do đó, mời họ họp video (Zoom/Alibaba Video Meeting) là bước cực kỳ hiệu quả.

11. Gửi mẫu sản phẩm khi buyer nghiêm túc

Nếu buyer cung cấp:

• địa chỉ giao hàng

• yêu cầu chi tiết

• thông tin công ty

Đó là dấu hiệu họ đang xem bạn là đối tác tiềm năng. Gửi mẫu giúp tăng uy tín và khả năng chốt đơn.

12. Luôn cập nhật trạng thái inquiry trong hệ thống Alibaba

Điều này ảnh hưởng tới:

• điểm hoạt động

• xếp hạng hiển thị sản phẩm

• mức độ uy tín của gian hàng

13. Trả lời lịch sự, kiên nhẫn – Buyer quốc tế đánh giá cao sự chuyên nghiệp

Kể cả khi buyer hỏi sai ngành, vẫn phải trả lời đầy đủ.

Không nên:

• Trả lời ngắn gọn 1–2 từ

• Trả lời thiếu chủ động

• Dùng tiếng Anh sai ngữ pháp

14. Không để inquiry quá 24 giờ – Alibaba đánh giá rất thấp

• Nếu inquiry không được trả lời trong 24 giờ:

• điểm hoạt động giảm mạnh

• sản phẩm bị giảm hiển thị

• gian hàng khó được buyer thấy

15. Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp dù buyer có từ chối

Một số buyer sẽ nói:

“We're comparing prices.”

“We'll contact you later.”

Hãy giữ thái độ bình tĩnh và chuyên nghiệp. Thậm chí, bạn vẫn có thể follow-up sau 3–5 ngày.

16. Giải thích ưu điểm cạnh tranh theo ngôn ngữ buyer

Ưu điểm có thể bao gồm:

• sản xuất nhanh

• giá cạnh tranh

• chứng chỉ chất lượng

• đội ngũ hỗ trợ 24/7

• kinh nghiệm xuất khẩu

• sản phẩm mẫu miễn phí

17. Dùng Alibaba Việt Nam để được tư vấn mở gian hàng và hỗ trợ trả lời khách

Alibaba Việt Nam cung cấp:

• đào tạo trả lời khách

• hướng dẫn dùng hệ thống CRM của Alibaba

• cách quản lý inquiry

• cách tối ưu điểm hoạt động

• tư vấn mở gian hàng đúng ngành hàng

• hướng dẫn xuất khẩu qua Alibaba cho doanh nghiệp mới

CÔNG TY ALIBABA VIỆT NAM - SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ XUẤT KHẨU

• Trụ sở chính: Tầng 19, Toà Nhà Saigon Centre, Số 67 Đường Lê Lợi, P .Bến Nghé, Quận 1

• Email:   [email protected]

• Điện thoại: (+84) 987 258 510

• Chi nhánh 1: Lầu 10, Becamex Tower, 230 Đại lộ Bình Dương, Thủ Dầu Một , Bình Dương

• Chi nhánh 2: Lầu 9, TTC Plaza, Võ Thị Sáu , Phường thống nhất, TP Biên Hoà, Đồng Nai

• Chi nhánh 3: 123 Cộng Hòa, Phường 12, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam