Inquiry là gì? Cách chuyển đổi Inquiry thành cơ hội kinh doanh.

1. Khái niệm “Inquiry” là gì trong thương mại điện tử B2B?

“Inquiry” trong tiếng anh có nghĩa là “yêu cầu thông tin” hoặc “thư hỏi hàng”. Trong thương mại điện tử quốc tế, Inquiry là tin nhắn hoặc yêu cầu từ người mua gửi đến nhà cung cấp để tìm hiểu thêm về sản phẩm, giá cả, quy cách hoặc điều kiện hợp tác. Trên Alibaba.com, mỗi khi người mua quốc tế quan tâm đến sản phẩm của bạn và nhấn vào nút “Contact Supplier” hoặc “Send Inquiry”, hệ thống sẽ gửi thông tin đó đến hộp thư nhà cung cấp. Một Inquiry chất lượng cao thường có:

• Thông tin chi tiết về sản phẩm cần mua.

• Số lượng dự kiến hoặc điều kiện giao hàng.

• Email và thông tin liên hệ thật.

Việc hiểu rõ Inquiry là gì giúp doanh nghiệp nhận diện được đâu là khách hàng tiềm năng thật sự và đâu là Inquiry chỉ mang tính tham khảo.

2. Tại sao Inquiry lại quan trọng với doanh nghiệp xuất khẩu?

Inquiry là điểm bắt đầu của mọi giao dịch xuất khẩu – không có Inquiry, không có đơn hàng. Thông qua Inquiry, doanh nghiệp có cơ hội:

• Tiếp cận người mua quốc tế thật sự có nhu cầu.

• Xây dựng mối quan hệ thương mại lâu dài.

• Hiểu thêm xu hướng và nhu cầu thị trường toàn cầu.

Đặc biệt, với các doanh nghiệp Việt Nam đang xuất khẩu qua Alibaba, mỗi Inquiry là một cơ hội kinh doanh tiềm năng để quảng bá sản phẩm ra thế giới. Theo thống kê của Alibaba Việt Nam, cứ 100 Inquiry được phản hồi đúng cách, trung bình có 2-5 Inquiry có thể chuyển đổi thành đơn hàng thật.

3. Phân loại các loại Inquiry trên Alibaba

Inquiry tự nhiên (Organic Inquiry):

• Xuất hiện khi người mua tìm thấy sản phẩm của bạn trên Alibaba và tự gửi tin nhắn.

• Thường đến từ việc SEO sản phẩm tốt, hình ảnh hấp dẫn, mô tả chi tiết.

Inquiry chủ động (RFQ - Request for Quotation):

• Là yêu cầu báo giá từ người mua trên hệ thống “RFQ Market”.

• Nhà cung cấp có thể chủ động gửi báo giá để tăng khả năng được chọn.

Inquiry nội bộ (Marketing-driven Inquiry): Đến từ chiến dịch quảng cáo hoặc marketing nội sàn, ví dụ như “Alibaba Sponsored Ads”.

Inquiry không chất lượng (Spam/Low-quality):

• Các tin nhắn ngắn, thiếu thông tin, hoặc từ người mua không xác thực.

• Cần có kỹ năng sàng lọc Inquiry để tiết kiệm thời gian.

4. Cách xác định một Inquiry tiềm năng thật sự

• Kiểm tra thông tin người mua:Xem quốc gia, thời gian hoạt động, số lượng giao dịch, đánh giá trên Alibaba.

• Đọc kỹ nội dung Inquiry: Nếu người mua nêu rõ sản phẩm, kích thước, yêu cầu chất lượng => đây là tín hiệu tốt.

• Phản hồi thử bằng tin nhắn ngắn: Gửi lời chào chuyên nghiệp, hỏi thêm thông tin. Nếu họ phản hồi lại => khách hàng tiềm năng.

• Dựa vào hành vi trên sàn Alibaba:Người mua thật sự thường truy cập nhiều sản phẩm, gửi Inquiry đến nhiều nhà cung cấp trong một thời gian ngắn.

5. Các bước chuyển đổi Inquiry thành cơ hội kinh doanh thật sự

Bước 1: Phản hồi Inquiry trong vòng 24 giờ

• Theo dữ liệu từ Alibaba Việt Nam, người mua thường chọn nhà cung cấp phản hồi nhanh nhất và chuyên nghiệp nhất.

• Hãy trả lời Inquiry trong vòng 12–24 giờ, tránh để quá 48 giờ.

Mẫu phản hồi chuẩn:

Bước 2: Cá nhân hóa thông tin phản hồi

• Tránh trả lời kiểu copy-paste.

• Hãy đề cập cụ thể tên sản phẩm, quốc gia của khách hàng, hoặc những điểm bạn chú ý trong yêu cầu.

Bước 3: Gửi báo giá rõ ràng và chuyên nghiệp

Báo giá nên có:

• Tên sản phẩm + hình ảnh.

• Giá FOB/CIF.

• MOQ (Minimum Order Quantity).

• Thời gian giao hàng.

• Chính sách thanh toán.

• Có thể sử dụng tính năng Quotation Management trên Alibaba để gửi báo giá chuyên nghiệp.

Bước 4: Theo dõi lại Inquiry

Sau 2–3 ngày nếu khách chưa phản hồi, nên gửi email follow-up.

Nội dung follow-up nên nhẹ nhàng, mang tính nhắc nhở, ví dụ:

Hi <Name>,

Just checking if you received our quotation.

We’re happy to provide samples or better prices for long-term cooperation.

Bước 5: Chuyển đổi Inquiry thành hợp đồng (Order)

Khi khách hàng bắt đầu hỏi về mẫu, MOQ hoặc vận chuyển, đó là dấu hiệu họ sắp đặt hàng. Lúc này, hãy đề xuất:

• Gửi sample order để họ kiểm tra chất lượng.

• Ký Trade Assurance Contract trên Alibaba để đảm bảo giao dịch an toàn.

6. Vai trò của Alibaba trong việc hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam nhận Inquiry quốc tế

Alibaba Việt Nam là kênh chính thức giúp doanh nghiệp trong nước mở gian hàng quốc tế và xuất khẩu qua Alibaba. Với mô hình B2B (Business to Business), Alibaba kết nối nhà cung cấp Việt Nam với hàng triệu người mua trên 200 quốc gia. Khi doanh nghiệp mở gian hàng trên Alibaba, hệ thống sẽ:

• Hiển thị sản phẩm cho người mua toàn cầu.

• Tự động gợi ý nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu người mua.

• Gửi thông báo khi có Inquiry mới.

Alibaba còn hỗ trợ đội ngũ tư vấn mở gian hàng, giúp doanh nghiệp:

• Chọn gói thành viên phù hợp (Gold Supplier, Verified Supplier).

• Đào tạo kỹ năng xử lý Inquiry và viết nội dung thu hút khách hàng.

7. Hiểu về mô hình B2B trên Alibaba và cách hoạt động của sàn TMĐT này

B2B (Business-to-Business) là mô hình giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Trên Alibaba.com, quy trình hoạt động như sau:

• Người mua (Buyer) đăng sản phẩm cần mua hoặc gửi Inquiry.

• Nhà cung cấp (Supplier) phản hồi, gửi báo giá, thương lượng và ký hợp đồng.

• Giao dịch được bảo vệ bởi Alibaba Trade Assurance để đảm bảo thanh toán và vận chuyển an toàn.

• So với mô hình B2C (như Shopee, Amazon), B2B có giá trị đơn hàng lớn hơn nhiều lần và hướng đến xuất khẩu hàng loạt.

Chính vì vậy, mỗi Inquiry trên Alibaba là một cơ hội để doanh nghiệp Việt Nam đưa sản phẩm ra thế giới – từ nông sản, thủ công mỹ nghệ, cho đến thực phẩm chế biến.

8. Những lỗi thường gặp khi xử lý Inquiry và cách khắc phục

• Phản hồi chậm hoặc không trả lời Inquiry => khiến khách hàng mất niềm tin.

Giải pháp: Duy trì phản hồi trong vòng 12–24h.

• Trả lời quá ngắn, thiếu thông tin người mua nghĩ bạn không chuyên nghiệp.

Giải pháp: Sử dụng mẫu thư trả lời tiêu chuẩn, kèm thông tin công ty và hình ảnh sản phẩm.

• Không follow-up lại Inquiry => mất khách hàng tiềm năng.

Giải pháp: Thiết lập hệ thống nhắc follow-up tự động (qua Alibaba hoặc CRM).

Không tối ưu gian hàng Alibaba => ít Inquiry tự nhiên.

Giải pháp:

- Cập nhật sản phẩm thường xuyên.

- SEO tiêu đề, mô tả, từ khóa.

- Đăng ít nhất 30–50 sản phẩm để tăng hiển thị.

9. Tư vấn mở gian hàng Alibaba cho doanh nghiệp Việt Nam

• Bước 1: Liên hệ đội ngũ tư vấn mở gian hàng Alibaba Việt Nam để được hướng dẫn quy trình.

• Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp, hình ảnh sản phẩm, giấy phép kinh doanh.

• Bước 3: Chọn gói thành viên Gold Supplier để tăng độ tin cậy.

• Bước 4: Đào tạo về viết mô tả sản phẩm chuẩn SEO, phản hồi Inquiry chuyên nghiệp, và sử dụng Trade Assurance.

• Bước 5: Bắt đầu quảng bá và tiếp nhận Inquiry quốc tế.

10. Từ một Inquiry đến đơn hàng thật – hành trình của doanh nghiệp Việt Nam

Một Inquiry nhỏ có thể trở thành đơn hàng xuất khẩu trị giá hàng chục ngàn USD nếu được xử lý đúng cách. Doanh nghiệp cần:

• Hiểu rõ Inquiry là gì.

• Biết sàng lọc và phản hồi chuyên nghiệp.

• Sử dụng hiệu quả các công cụ của Alibaba.

Với sự hỗ trợ từ Alibaba Việt Nam và các chuyên gia tư vấn mở gian hàng, doanh nghiệp Việt Nam có thể chuyển đổi Inquiry thành cơ hội xuất khẩu bền vững, góp phần nâng cao vị thế hàng Việt trên thị trường quốc tế.

CÔNG TY ALIBABA VIỆT NAM - SÀN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ XUẤT KHẨU

• Trụ sở chính: Tầng 19, Toà Nhà Saigon Centre, Số 67 Đường Lê Lợi, P .Bến Nghé, Quận 1

• Email:  [email protected]

• Điện thoại: (+84) 987 258 510

• Chi nhánh 1: Lầu 10, Becamex Tower, 230 Đại lộ Bình Dương, Thủ Dầu Một , Bình Dương

• Chi nhánh 2: Lầu 9, TTC Plaza, Võ Thị Sáu , Phường thống nhất, TP Biên Hoà, Đồng Nai

• Chi nhánh 3: 123 Cộng Hòa, Phường 12, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam